Ordnung im E-Mail-Postfach: Darauf kommt es an

Während der Minimalismus-Trend in immer mehr deutschen Wohnungen Einzug hält, sieht das in Sachen E-Mails häufig noch ganz anders aus. Den Kleiderschrank auszumisten, alte Postkarten zu entsorgen oder die Gewürzsammlung radikal auszusortieren: Während das Ordnung schaffen im eigenen zu Hause schnell zu sichtbaren Erfolgen führt, gehen die meisten eher nachlässig mit ihrem E-Mail-Postfach um. Wirklich minimalistisch dürften hier die Wenigsten unterwegs sein. Immerhin macht es hier zumindest optisch keinen großen Unterschied, ob sich nun viele oder wenige E-Mails im Postfach befinden.
Dabei kann der Minimalismus in Sachen E-Mails auch hier Großes bewirken. Wer dazu übergeht, sein Postfach radikal auszusortieren und sein Postfach auch in Zukunft übersichtlich hält, kann gleich in mehrfacher Hinsicht davon profitieren.

Ob private oder berufliche Mails: Das Postfach wird schnell von E-Mails geflutet

Ob privater E-Mail-Account oder ein Account im Job: Die meisten misten ihre E-Mails nur sporadisch aus und gehen alte E-Mails erst dann durch, wenn der Speicherplatz knapp ist. Dabei kann sich schnell eine wahre Flut an E-Mails ergeben, sowohl beruflich als auch privat. Newsletter, Werbe-Mails und Benachrichtigungen über Aktionen in sozialen Netzwerken – in Privat-Accounts kann sich über den Tag schnell eine ganze Masse an E-Mails ansammeln.

Doch auch im Büroalltag finden sich jede Menge Mails im Postfach wieder.

Beim Erstellen von Newslettern, bei der Kommunikation mit Arbeitskollegen oder Geschäftspartnern und beim direkten Kundenkontakt: Nicht selten wird das E-Mail-Postfach regelrecht geflutet. Doch wie gelingt es, dauerhaft Ordnung zu halten?

Grundsätzlich gilt: Bevor es darum geht, die E-Mail-Flut in Zukunft einzudämmen, müssen zunächst einmal alte und nicht mehr benötigte E-Mails gelöscht werden. Dafür müssen alle E-Mails systematisch durchgegangen werden. Auch wenn dieser Vorgang einiges an Zeit in Anspruch nehmen kann, lohnt es sich meist. Ein leeres und aufgeräumtes E-Mail-Postfach sorgt zeitgleich für Ordnung im Kopf und verhindert langes Suchen nach bestimmten Informationen.

E-Mails, die im Postfach verbleiben sollen, sollten alle einen festen Platz erhalten

Sind alle E-Mails beseitigt, die nicht mehr benötigt werden, gilt es, die bereits vorhandenen und weiterhin benötigten E-Mails zu kategorisieren. E-Mails als Favoriten zu markieren, sie ins Archiv zu schieben oder verschiedene Ordner anzulegen: Möglichkeiten gibt es hier viele.
Alle Mails, die dauerhaft bestehen bleiben sollen, sollten hier ihren festen Platz finden. Ist das passiert, sollten neue, eintreffende Mails minimiert werden.

Denn: Auch wenn viele E-Mails nicht nur hilfreich und sinnvoll, sondern oft auch zwangsläufig notwendig sind, dürften die meisten auch eine Menge Mails erhalten, die es garantiert nicht braucht, egal ob aus beruflicher oder privater Sicht.
Alle Newsletter durchzugehen und nicht mehr benötigte Newsletter abzubestellen gehört dabei genauso dazu, wie Absender ungewollter Spam-Mails zu blockieren. Auch soziale Netzwerke sollten hierbei überprüft werden.

Nicht immer braucht es gleich eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn sich etwas Neues auf Instagram oder YouTube getan hat.

Einige E-Mails sind zu wichtig, um sie zu löschen, im Postfach verbrauchen Sie durch die Anhänge jedoch zu viel Platz oder sind schwer zu finden?
Viele E-Mails sind außerhalb des Postfachs besser aufgehoben – vor allen Dingen, wenn lediglich die Anhänge in Form von Bildern oder PDFs wirklich relevant sind. Ein Ordner auf dem PC, in den die Anhänge verschoben werden, ist meist übersichtlicher und praktikabler.

Eine Checkliste zum Umgang mit Mails

Im Folgenden haben wir noch eine kurze Checkliste aufgeführt. Diese Punkte sollten den Umgang mit Mails besser und effizienter machen und fassen teilweise die oben genannten Punkte nochmal zusammen:

• Ordnerstruktur erstellen: Eine logische Ordnerstruktur hilft dabei E-Mails zu organisieren.
• E-Mail-Regeln einrichten: E-Mail-Regeln können dafür genutzt werden eingehende E-Mails automatisch in entsprechende Ordner zu verschieben.
• Prioritäten setzen: Mit entsprechenden Schlagwörtern oder farbigen Markierungen können wichtige E-Mails markiert werden, damit diese nicht untergehen.
• Tägliche Zeit für E-Mail-Verwaltung festlegen: Es ist ratsam die Bearbeitung von Mails in bestimmten Zeitfenstern zu bündeln. Das ständige Sichten des Postkorbs kann die Produktivität mindern.
• Sofort handeln: Sobald eine E-Mail geöffnet wird, sollte direkt eine Entscheidung zum Umgang mit der Mail getroffen werden. Darauf antworten, markieren oder löschen.
• Suchfunktion nutzen: Sofern sich viele Mails im Postfach befinden oder nicht mehr bekannt ist in welchen Ordnern sich die betreffende Mail befindet, kann die Suchfunktion des E-Mail-Clients eine gute und schnelle Möglichkeit zum Auffinden sein.
• Unnötige Abonnements kündigen: Nicht mehr benötigte Newsletter oder Benachrichtigungsmails sollten gelöscht werden, da selbst das kurze Sichten und Löschen auf Dauer einiges an Zeit verursacht.
• Regelmäßige Bereinigung: Die laufende Überprüfung der vorhandenen Mails und die Ordnung dieser zahlt sich am Ende meist aus. Es besteht ein besserer Überblick, man fühlt sich weniger belastet durch die Mails und das Finden wird erleichtert.
• Backup erstellen: Das regelmäßige Sichern der E-Mails ist ratsam, damit wichtige Korrespondenzen nicht verloren gehen oder bei einem temporären Zugriffsverlust auf das Mail Postfach auch weiter vorhanden sind.