Finanz- und Rechnungswesen der Zukunft: Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung

Die Digitalisierung hat in den meisten Unternehmen längst Einzug gehalten. Doch insbesondere in den Finanzabteilungen verlaufen viele Prozesse noch immer manuell.
In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Rechnungen von Hand in Papierform erstellt werden. Diese Arbeiten fordern viel Zeit und hohe Kosten.

Wissenswertes zum Finanz- und Rechnungswesen der Zukunft

Der Finanz– und Rechnungssektor eines Unternehmens bezieht sich auf mehrere Prozesse, die innerhalb einer Firma von Rechnungseingängen über die Freigabe von Rechnungen bis hin zur Zahlung und Archivierung reichen.

Mit einer geeigneten Software für Finanz- und Rechnungswesen laufen viele Prozesse automatisiert und somit auch unkomplizierter ab.

Digitales Finanz- und Rechnungswesen umfasst mehrere Bearbeitungsschritte.

Rechnungseingänge und automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten

Kommen digitale Vorsysteme wie eine Rechnungsfreigabe-Software zum Einsatz, sind Rechnungsbelege automatisch digital erfasst. Mithilfe moderner Systeme wie der sogenannten OCR-Technologie werden Inhalte wie in den Rechnungsfreigabe-Programmen automatisch abgespeichert.
Diesen Daten gehören unter anderem die Rechnungsnummer, Bestellnummer, der Rechnungskopf, Netto- und Steuerbeträge sowie der Gesamtbetrag an. Im direkten Vergleich mit manueller Erfassung ist eine automatisierte Beleglesung deutlich präziser.

Überprüfung und Freigabe von Rechnungen

Im nächsten Schritt überprüft digitale Rechnungsverarbeitung sämtliche Rechnungen gemäß § 14 Abs. 4 UStG auf sachliche Exaktheit und korrekte formelle Anforderungen. Zusätzlich speichert die Buchhaltung alle wichtigen kreditorischen Informationen wie Personenkonten, Sachkonten und Buchungsschlüssel ab.

Der Freigabe-Prozess soll sicherstellen, dass alle Rechnungen auch tatsächlich korrekt sind.

Anschließend müssen Freigeber der zur Firma gehörigen Abteilungen bestätigen, dass Bestellungen getätigt wurden und die Informationen an die Kostenstellen weiterleiten. Daraufhin wird die Rechnung direkt zur Buchhaltungs-Software importiert.

Bezahlung und Archivierung von Rechnungen

Im nächsten Schritt sind die Finanz- und Rechnungssysteme darauf ausgelegt, die sachlich sowie formal geprüften Rechnungen in den Rechnungsprogrammen zu verbuchen und anschließend zu bezahlen.
Im letzten Schritt wird die Rechnung digital archiviert. Auf diese Weise ist das Dokument deutlich schneller und ortsunabhängiger als in Papierform wieder auffindbar. Eine Speicherung der Rechnungen erfolgt im Sinne gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Vorteile des digitalen Finanz- und Rechnungswesens

Moderne Software für Finanz- und Rechnungswesen bietet viele Vorteile. Einer dieser Pluspunkte ist, dass sich alle wichtigen Dokumente an einem Platz befinden.

Digitale Rechnungsverarbeitung ist deshalb so unkompliziert, da sich der komplette Prozess in einem Tool befindet.

Dadurch sind Rechnungsordner garantiert übersichtlich.

Weniger Zeitaufwand, weniger Kosten, unkomplizierte Kommunikation

Mit Einsatz der Software sparen sich Finanzexperten kostbare Zeit für die Rechnungsverarbeitung. Ein papierloser Rechnungseingang reduziert die Erfassung und Sortierung von Rechnungen auf ein Minimum. Mithilfe der Finanz- und Rechnungssoftware funktionieren auch andere Prozesse wie eine Kontrolle und Freigabe von Rechnungen wesentlich schneller.
Ebenso hilfreich sind integrierte Kommentarfunktionen, die eine Kommunikation mit anderen Mitarbeitern in Echtzeit ermöglichen. Dank dieser Funktion ist es möglich, offene Fragen binnen weniger Minuten zu klären.

Fristgerechte Zahlungen und revisionssichere Archivierungen

Häufig führt eine manuelle Rechnungsverarbeitung zu verspäteten Zahlungseingängen oder einem verpassten Skonto. Davon werden geschäftliche Beziehungen beeinträchtigt. Fristgerechte Zahlungen sind durch eine digitale Rechnungsverarbeitung deutlich einfacher, weil Erinnerungsfunktionen auf unbezahlte Rechnungen oder ausstehende Freigaben verweisen. Somit behalten Mitarbeiter der Finanzabteilung eines Unternehmens stets den Überblick. Zudem ist es im Alltag üblich, dass die Suche nach den richtigen Rechnungsordnern viel Zeit beansprucht.

Eine Archivierung von Papierrechnungen ist mit hohem Aufwand verbunden und sehr mühselig.

Diese Probleme entfallen bei einer digitalen Archivierung, weil Rechnungen durch einfache Such- und Filterfunktionen jederzeit wieder auffindbar sind.

Ortsunabhängige Verwaltung und weniger Fehler

Digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Mitarbeitern eines Unternehmens, ortsunabhängig zu agieren. Mithilfe der Technologie ist Buchhaltung auch im Homeoffice unkompliziert möglich. Zudem ist die Finanz- und Rechnungssoftware hilfreich, um manuelle Fehler gezielt zu umgehen.

Einführung von modernem Finanz- und Rechnungswesen: Hilfreiche Tipps

Spezielle Vorrichtungen sind erforderlich, um analoge in digitale Prozesse umzuwandeln. Deshalb ist es sinnvoll, alle wichtigen Punkte nacheinander abzuarbeiten.
Auch wenn es für die meisten Unternehmen selbstverständlich ist, ist eine stabile und zuverlässige Verbindung zum Internet sowie ein Zugriff auf technische Hardware für die Nutzung der Systeme selbstverständlich.

Um digitale Wege zu nutzen, bedarf es der erforderlichen digitalen Infrastruktur.

Zentrale Postfächer

Um eine passgenaue Lösung für das eigene Rechnungswesen zu finden, sollte die Software den individuellen Erfordernissen angepasst sein.

Ebenso wichtig sind zentrale Postfächer, die bei der Umstellung auf digitales Finanz- und Rechnungswesen sehr hilfreich sind. In vielen Fällen erhalten die Abteilungen die Rechnungen, welche eine Bestellung ausgelöst haben.
Eine bessere Variante ist allerdings ein zentrales Postfach, über das die gesamte Kommunikation abläuft und über das alle Rechnungen zentral eintreffen.

Kompetenzen im Umgang mit Digitalisierung erwerben

Immer mehr Arbeitnehmer befürchten, dass ihre Arbeitskraft durch die Einführung digitaler Programme überflüssig ist. Allerdings vereinfachen digitale Programme das Finanzwesen nur und ersetzen dieses nicht komplett.

Damit sich Mitarbeiter eines Unternehmens nicht allein gelassen fühlen, ist eine offene und transparente Kommunikation hilfreich.

Darüber hinaus sollten Leiter eines Unternehmens die Sorge nehmen, für eine Nutzung der Software technisch versiert sein zu müssen. Finanz- und Rechnungswesen der Zukunft ist einfach aufgebaut und ermöglicht eine intuitive und einfache Bedienung.

Das A und O: Die richtige Vorbereitung

Längst ist Digitalisierung auch im Finanz- und Rechnungswesen angelangt. Mit der richtigen Vorbereitung ist eine Umstellung von der analogen auf die digitale Bearbeitung auch alles andere als schwer. Eine wichtige Hilfe ist eine nutzerfreundliche Gestaltung der einzelnen Tools.